展示会に出展する際は、ブース装飾や運営等で数百万以上の費用がかかることも多くあります。準備や計画は万全にしているにもかかわらず、なぜか結果に繋がらないという経験をしたことがある企業も多いのではないでしょうか。
計画や準備に多額の費用を投資し、万全に準備していたとしても、当日の運営でほんの少しでも油断してしまうと、成果を大きく損ねてしまうかもしれません。
そこで今回は、展示会でおかしやすい運営時のNG行動やミスについて詳しく解説します。展示会運営の質を高めることで、成果を大きく向上させることに繋がるため、ぜひ最後までご覧ください。
目次
展示会の当日運営は、出展の成功を左右する非常に重要な要素です。事前の準備がどれだけ完璧でも、当日の運営が円滑でなければ、投資したコストや労力が成果に結びつきません。
万全の運営体制を整えておくことの重要性について、3つのポイントに絞って解説します。
展示会当日の運営スタッフは、来場者が最初に接する企業の「顔」です。ブースでの挨拶、案内のスムーズさ、質問への的確な対応、身だしなみなど、スタッフ一人ひとりの振る舞いが、そのまま企業全体のブランドイメージに直結します。
どんなに優れた製品や魅力的なブースデザインを用意しても、当日の対応が悪ければ、来場者に不快感や不信感を与え、企業価値を大きく損ねる可能性があります。万全の体制で来場者を温かく迎え入れ、ポジティブな体験を提供することが、信頼獲得の第一歩です。
展示会の主目的は、新しい見込み客の獲得や具体的な商談です。当日運営が混乱し、ブース前が混雑しているのに対応できなかったり、説明員が不足して興味を持った来場者を待たせたりすると、来場者の満足度が大きく低下します。
限られた開催時間の中で、いかに多くの見込み客と効率的に接点を持つかが成功の鍵です。役割分担を明確にし、スムーズな動線確保と迅速な顧客対応ができる体制を整えておくことで、見込み客の取りこぼしを防ぎ、投資対効果を最大化できます。
運営体制が上手く機能していないと、特定のスタッフに業務が集中したり、突発的なトラブル対応に追われたりして、過度なストレスと肉体的疲労が生じます。スタッフが疲弊すると、笑顔が消え、説明が雑になるなど、対応品質が著しく低下してしまうでしょう。
結果としてブースの活気が失われ、来場者の印象も悪化します。運営体制を整えることは、スタッフを守り、最高の状態で接客してもらうために非常に重要な要素です。
ここからは、展示会当日の運営スタッフがやってしまいがちなNG例を具体的に紹介します。
ブースの前や内部でスタッフ同士が談笑していると、来場者は「忙しそうだ」「話の邪魔をしては悪い」と感じ、ブースに立ち寄るのをためらってしまいます。これは、自ら見込み客を遠ざけているのと同じ行為です。
また、来場者から見れば「仕事中に私語をする会社」という、規律のないルーズな印象を与え、ブランドイメージの低下に直結します。活気があることと、内輪で盛り上がっていることは全くの別物です。
展示会には多くの来場者と、その他の出展企業のスタッフで溢れています。自分たちは分かっているつもりでも、来場者からすれば誰がどの企業のスタッフなのか見分けがつかないということはよくあることです。
特に混雑時には、スタッフが他の来場者に紛れてしまい、質問やデモを希望する人を待たせたり、見逃したりする原因になります。こうした事態を防ぐためには、会社の制服や分かりやすい専用ユニフォームを用意しておくことをおすすめします。
ユニフォームを作成する際は、社名を入れるだけでなく、製品やサービスが分かるようなキャッチも入れると良いです。
展示会に赴いた自社の役員や上層部を接客する光景は、よく見かける行動です。しかし、これも来場者から見れば、スタッフの私語と同様に来場者からするとブースに入りにくく、悪い印象を与えてしまいます。
展示会当日の最優先事項は、自社の役員や上層部への対応ではなく、来場者への対応です。社内向けの対応は、来場者の対応に影響が出ないよう最小限に留めるか、アテンド専門の担当者を決めておきましょう。
「誰が」「どこで」「何をするか」が曖昧だと、ブース運営は必ず混乱します。「呼び込み」「製品説明」「デモ担当」「名刺管理」などの役割分担が不明確だと、スタッフの動きに無駄が多くなったり、ミスをしてしまったりするでしょう。
特定の人に負担が集中して疲弊したり、逆に対応が漏れたり、来場者一人に複数のスタッフが群がったりと、非効率な状態を招きます。結果として対応できる来場者数が減り、成果を最大化することができません。
あるスタッフは熱心に製品の強みを説明するのに、別のスタッフは要点を得ない説明しかできないなど、対応品質にバラつきがあると、来場者は不信感を抱きます。これは「社員教育が不十分な会社」「会社としてアピールポイントが定まっていない会社」という印象を与え、ブランドイメージを損ないます。
どのスタッフが対応しても、一定の品質と統一されたメッセージを伝えられるよう、事前の勉強会やロープレなどを実施し、スタッフ全員の意思を統一することが非常に重要です。
多くのブースが立ち並ぶ展示会場では、来場者は積極的に「自分に関係のある情報」を探しています。スタッフがブースの奥で待機していたり、下を向いていたりする「待ち」の姿勢では、ほとんどの来場者は素通りしてしまうでしょう。
通路に立ち、笑顔での挨拶や簡潔な声掛けを行うことで、初めて来場者の足を止め、ブースに興味を持ってもらうきっかけを作ることができます。声掛けの際は、明るく元気な声で話しかけることを徹底しましょう。
とにかく資料を配りたいからといって、ブース前を通る人全員に、無差別に資料やノベルティを配布する光景はよく見かけますが、これもNGです。単なるノベルティ集めが目的の人ばかりが集まり、肝心の見込み客への対応が疎かになるリスクがあります。
また、コストが無駄にかかるだけでなく、本当に興味を持ってくれた優良な見込み客に渡すための在庫が不足してしまうリスクがあります。「名刺交換をした方限定」「アンケートに回答してくれた方のみ」など、配布ルールを徹底することが重要です。
展示会の会場は広大なため、食事、喫煙、トイレなどの休憩にも移動を含めて一定の時間が必要です。休憩オペレーションが徹底していないと、各スタッフが自分のタイミングで行動してしまい、スタッフの人員不足や特定のスタッフの負担増加などのリスクがあります。
会場の特徴や来場者のピーク時間などを考慮した休憩オペレーションを確立し、常に十分な体制で来場者に対応できるように準備しておきましょう。
ブース内での来場者対応にバラつきがあると、良いリードを逃し、良さそうに見えて質の低いリードを追いかけてしまうといった結果になることがあります。これは、マニュアルの甘さに起因する面もありますが、実際の接客方法が突き詰められていないことが多いです。
このような事態を防ぐためには、展示会の特性や過去の実績をしっかり分析し接客方法を統一する必要があります。また、獲得したリードに複数商談日を一方的に送信する方法もよく見られますが、そのまま流れてしまうことも多いでしょう。
全員に同じような対応をするのではなく、来場者ごとに的確なアプローチをすることで、その後の商談に繋がる可能性を高めることができます。
展示会の当日運営を万全に整えるためには、「準備段階での緻密な計画」と「情報共有の徹底」が不可欠です。当⽇の混乱のほとんどは、事前の準備不足が原因です。
具体的に整えておくべき重要なポイントを紹介します。
まず「誰が、いつ、何をするか」を全員が把握できる体制を作ります。当⽇の混乱を避けるため、必ず「現場責任者（リーダー）」を任命し、トラブルや判断が必要な際の指揮命令系統を⼀本化しましょう。
その上で、以下のように具体的な役割を割り振ります。
役割分担を明確にすることは、当日の運営スタッフの負担やミスを減らすことに繋がります。
スタッフ全員が同じ認識で動けるよう、詳細な運営マニュアルを作成し、事前に読み込んでもらうことは展示会運営において不可欠です。具体的には、以下のような内容を盛り込みましょう。
運営マニュアルを配布するだけでなく、必ず「キックオフミーティング（事前説明会）」を実施しましょう。
ここでは、マニュアルの読み合わせに加え、出展製品・サービスの勉強会や、実際のブースを想定した接客ロープレを⾏います。「何を」「どの順番で」「どのように伝えるか」というトークスクリプトの核となる部分を全員で共有し、意識とスキルを統⼀することが重要です。
展示会当日は、思わぬトラブルが発生するかもしれません。そのため、事前に想定されるトラブルとその対処法を洗い出し、現場の混乱を最小限に抑える準備をしておきましょう。
よくあるトラブルの例としては、
などが挙げられます。これらの対処法をしっかり決めておき、運営マニュアルへの落とし込みと事前教育を徹底しましょう。
展示会の成果は、ブース装飾や製品力だけでなく、当日の運営体制によって大きく左右されます。スタッフの私語や役割分担の不備といった「やってしまいがちなNG行動」は、わずかな油断が大きな機会損失やブランドイメージの低下に直結するため注意が必要です。
本記事で解説した運営マニュアルの作成、スタッフ教育、明確な役割分担といった事前準備を徹底し、万全の体制で当日を迎えましょう。スタッフ全員が最高のパフォーマンスを発揮できる環境を整えることが、投資対効果を最大化し、展示会を成功に導く鍵となります。
展示会出展にあたり、準備や運営体制の構築で不安があるという方は、ぜひエヌショーケースまでご相談ください。創業55年を超える展示会のプロが、展示会出展の効果を最大化するために全力でサポートします。
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この記事の執筆者
代表取締役
三溝 拓
名古屋ショーケース（現：エヌショーケース）営業開発部部長を経て、代表取締役に就任。これまで多くの展示会や企業イベント、式典などを成功に導き、常にお客様から求め続けられる価値を提供するために尽力している。
